Interne Tools und Business-Anwendungen

Die Datei, die niemand mehr anfassen will

Fast jedes Unternehmen hat sie. Eine Tabelle, die vor Jahren jemand angelegt hat, um schnell etwas zu ordnen. Sie hat funktioniert, also ist sie geblieben. Dann kam eine Spalte dazu, dann eine zweite Datei für den Sonderfall, dann eine Kopie, weil zwei Leute gleichzeitig tippen mussten.

Heute steuert diese Datei einen Teil des Betriebs. Sie liegt auf einem Laufwerk, vielleicht auch in drei Fassungen in drei Postfächern. Eine Person weiß, wie die Formeln zusammenhängen. Wenn diese Person im Urlaub ist, wartet die Abrechnung.

Das ist kein Anfängerfehler, sondern der normale Verlauf. Excel ist gut darin, schnell Ordnung zu schaffen. Es ist nicht dafür gemacht, dass zehn Leute gleichzeitig damit arbeiten, dass nachvollziehbar bleibt wer was geändert hat, und dass jemand ohne Einschulung damit zurechtkommt.

Fünf Anzeichen, dass die Tabelle an ihre Grenze kommt

1. Es gibt eine Datei mit einem Namen wie final_v3_NEU_aktuell.xlsx, und niemand weiß mit Sicherheit, ob sie wirklich die aktuelle ist.
2. Eine bestimmte Person muss gefragt werden, bevor jemand etwas ändert. Nicht aus Zuständigkeit, sondern weil nur sie die Formeln versteht.
3. Zahlen werden von einem Fenster ins nächste übertragen. Aus der Tabelle in die Buchhaltung, aus dem Postfach in die Tabelle.
4. Wenn jemand fragt, wie ein Wert zustande kam, dauert die Antwort länger als eine Minute.
5. Es gibt Regeln, die nirgends stehen. Etwa dass Zeile 40 nicht überschrieben werden darf, weil sonst der Rest kaputtgeht.

Trifft eines davon zu, ist das noch kein Grund für Software. Treffen drei zu, kostet die Tabelle mehr Zeit, als eine Lösung kosten würde.

Erst zuschauen, dann bauen

Zuschauen. Wir sehen uns an, wie heute tatsächlich gearbeitet wird, nicht wie es im Handbuch steht. Dazu gehört die Datei selbst, aber vor allem das, was drumherum passiert: welche Mail vorher kommt, wer nachfragt, welcher Schritt regelmäßig vergessen wird.

Den Schnitt festlegen. Nicht alles, was in der Tabelle steht, gehört in ein Werkzeug. Manches ist Altlast, manches gehört in ein System, das Sie schon haben. Am Ende dieses Schritts steht, was gebaut wird und was ausdrücklich nicht.

Die kleinste nützliche Fassung. Wir bauen zuerst den Teil, der am meisten weh tut, und zeigen ihn früh her. Nicht als Präsentation, sondern zum Anfassen. Korrekturen sind zu diesem Zeitpunkt günstig, später werden sie teuer.

Übergeben. Zugänge, Dokumentation und Code gehören Ihnen. Sie bekommen eine Einschulung und eine Anleitung, die jemand versteht, der nicht dabei war. Abhängigkeit ist kein Geschäftsmodell.

Was es kostet

Eine ehrliche Zahl gibt es erst nach dem ersten Gespräch, und das hat einen Grund: der Preis hängt fast nie an der Zahl der Bildschirme, sondern an drei anderen Dingen.

Wie viele Menschen damit arbeiten und ob sie unterschiedliche Rechte brauchen. Ein Werkzeug für zwei Personen im selben Büro ist etwas anderes als eines für dreißig mit vier Rollen.

Ob es mit etwas anderem reden muss. Eine Schnittstelle zur Buchhaltung oder zum Warenwirtschaftssystem ist oft der größere Teil der Arbeit, nicht die Oberfläche.

Was mit den alten Daten passiert. Fünf Jahre gewachsene Tabelle sauber zu übernehmen kann aufwendiger sein als das Werkzeug selbst.

Was wir zusagen können: Was gerade läuft, was es kostet und was noch offen ist, steht schriftlich fest, bevor gebaut wird. Und wenn ein Werkzeug reicht, das Sie ohnehin schon haben, schreiben wir das so ins Angebot, nicht als beiläufige Bemerkung im Gespräch.

Was danach passiert

Ein internes Werkzeug ist nicht fertig, wenn es läuft. Es ändert sich, weil sich der Betrieb ändert. Wir bleiben erreichbar, für Anpassungen ebenso wie für die Frage, ob eine Erweiterung überhaupt sinnvoll ist. Manchmal ist die richtige Antwort, dass etwas nicht gebaut werden sollte.

Sie können aber auch jederzeit ohne uns weitermachen. Der Code liegt bei Ihnen, die Dokumentation auch.