Digitalisierung und Prozessoptimierung

Digitalisierung ist keine Software-Entscheidung

Der häufigste Fehler bei Digitalisierungsvorhaben ist nicht die Wahl des falschen Werkzeugs. Es ist, dass zuerst ein Werkzeug gekauft und danach überlegt wird, welches Problem es lösen soll.

Was dann passiert, ist immer dasselbe. Der bestehende Ablauf wird eins zu eins in die neue Software übertragen, samt aller Umwege, die sich über Jahre eingeschlichen haben. Am Ende kostet derselbe Ablauf gleich viel Zeit wie vorher, nur zusätzlich eine Lizenzgebühr. Und weil jetzt Geld dafür ausgegeben wurde, darf niemand mehr sagen, dass es nicht besser geworden ist.

Ein Ablauf, der auf Papier nicht funktioniert, funktioniert digital auch nicht. Er wird nur schneller falsch.

Woran man erkennt, dass es am Ablauf liegt

1. Der gleiche Vorgang läuft je nach zuständiger Person unterschiedlich ab, und beide Varianten sind irgendwie richtig.
2. Es gibt einen Schritt, den alle machen, den aber niemand begründen kann. Meistens mit der Antwort: das war schon immer so.
3. Informationen werden mehrfach erfasst. Einmal in der Mail, einmal in der Tabelle, einmal im System.
4. Es wird viel nachgefragt. Nicht weil jemand unaufmerksam wäre, sondern weil der Stand nirgends steht.
5. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie den Ablauf können, obwohl die Arbeit selbst nicht schwierig ist.

Diese Punkte lösen sich nicht durch ein Programm. Sie lösen sich, wenn jemand von außen zuhört und die richtige Frage stellt.

Wie wir vorgehen

Zuschauen, nicht abfragen. Wir setzen uns dazu und sehen zu, wie die Arbeit tatsächlich läuft. Nicht wie sie im Prozesshandbuch steht und auch nicht, wie sie in der Besprechung beschrieben wird. Zwischen beidem liegt fast immer der eigentliche Aufwand.

Den Ablauf aufzeichnen, so wie er ist. Auf einer Seite, verständlich für jemanden, der nicht dabei war. Dieser Schritt allein löst regelmäßig schon Diskussionen aus, weil zum ersten Mal alle dasselbe Bild vor sich haben.

Weglassen vor Automatisieren. Der billigste Schritt ist immer der, der wegfällt. Erst wenn klar ist, was übrig bleiben muss, stellt sich die Frage nach Werkzeugen.

Dann erst Technik. Oft reicht, was Sie schon haben. Manchmal braucht es ein eigenes Werkzeug, manchmal nur eine Schnittstelle. Was gebraucht wird, steht am Ende dieses Schritts schriftlich fest, mitsamt dem, was ausdrücklich nicht gebaut wird.

Was es kostet

Der Einstieg ist überschaubar, weil er aus Zuhören besteht und nicht aus Entwicklung. Eine Bestandsaufnahme mit aufgezeichnetem Ablauf und konkreten Empfehlungen ist eine Sache von Tagen, nicht von Monaten.

Was danach kommt, hängt davon ab, was die Bestandsaufnahme ergibt. Es kann sein, dass gar nichts gebaut werden muss und drei geänderte Zuständigkeiten reichen. Das sagen wir dann auch, und zwar schriftlich im Bericht, nicht als beiläufige Bemerkung.

Wichtig für die Planung: Die Kosten eines Digitalisierungsvorhabens liegen selten in der Software. Sie liegen in der Zeit Ihrer Leute, die den neuen Ablauf lernen und einführen müssen. Wer das nicht einplant, hat ein fertiges System, das niemand benutzt.

Was danach passiert

Ein Ablauf ist keine Einbahnstraße. Nach ein paar Wochen zeigt sich, was in der Praxis klemmt, und dann wird nachgeschärft. Wir bleiben dafür erreichbar.

Was Sie in jedem Fall behalten: die Aufzeichnung des Ablaufs. Die gehört Ihnen, ist verständlich geschrieben und liegt nicht in einem Werkzeug, das nur wir bedienen können.