Automatisierung und Systemintegration

Die teuerste Schnittstelle ist ein Mensch

In fast jedem Betrieb gibt es eine Person, deren Arbeit im Kern darin besteht, Daten von einem System in ein anderes zu übertragen. Aus dem Bestellsystem in die Buchhaltung, aus dem Postfach in die Tabelle, aus dem Formular in die Kundenverwaltung.

Das ist teuer, aber das ist nicht das Hauptproblem. Das Hauptproblem ist, dass es unzuverlässig ist. Ein Mensch, der zweihundert Zeilen überträgt, macht Fehler. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das die Fehlerquote von Menschen bei stumpfen Aufgaben ist. Und weil niemand die Übertragung prüft, fällt der Fehler erst Wochen später auf, meist beim Kunden.

Woran man erkennt, dass es Zeit dafür ist

1. Dieselbe Information steht in zwei Systemen, und regelmäßig widersprechen sie sich.
2. Es gibt eine wiederkehrende Aufgabe, die immer gleich abläuft und immer gleich lange dauert.
3. Jemand exportiert regelmäßig eine Datei aus einem System, um sie in ein anderes zu importieren.
4. Ein Arbeitsschritt kann erst beginnen, wenn eine Person eine Mail weiterleitet.
5. Bei Urlaub oder Krankheit bleibt ein Ablauf einfach liegen, weil nur eine Person ihn kennt.

Was wir dabei anders machen

Erst den Ablauf, dann die Automatisierung. Einen schlechten Ablauf zu automatisieren macht ihn nicht besser, sondern nur schneller falsch und schwerer zu ändern. Wenn beim Zuschauen herauskommt, dass drei der fünf Schritte überflüssig sind, sagen wir das, bevor wir etwas bauen.

Automatisierung muss man beobachten können. Der häufigste Fehler ist eine Automatisierung, die still im Hintergrund läuft und irgendwann still aufhört zu laufen. Niemand merkt es, bis Zahlen nicht mehr stimmen. Alles, was wir bauen, protokolliert, was es getan hat, und meldet sich, wenn es nicht durchgelaufen ist.

Ein Fehler darf nichts verschlucken. Wenn eine Übertragung scheitert, wird sie aufbewahrt und erneut versucht, nicht verworfen. Nichts darf lautlos verschwinden.

Keine Abhängigkeit von einem Baukasten, den wir mieten. Es gibt Werkzeuge, mit denen sich Abläufe zusammenklicken lassen. Für einfache Fälle sind die in Ordnung, und wir sagen es, wenn es reicht. Für alles, was wirtschaftlich wichtig ist, gilt: wenn der Anbieter die Preise verdoppelt oder zusperrt, darf Ihr Betrieb nicht stehen.

Was es kostet

Eine einzelne Verbindung zwischen zwei Systemen, die beide eine dokumentierte Schnittstelle haben, ist überschaubar. Der Aufwand steigt mit drei Dingen:

Ob die Systeme mitspielen. Ein modernes System mit dokumentierter Schnittstelle ist ein Bruchteil des Aufwands eines alten, das nur Dateien exportieren kann.

Was bei Widersprüchen passieren soll. Der technische Teil ist meist schnell. Die Frage, welcher Datensatz gewinnt, wenn beide Seiten geändert wurden, ist die eigentliche Arbeit und muss fachlich entschieden werden.

Wie oft und wie schnell. Einmal täglich ist etwas anderes als in Echtzeit.

Was sich fast immer rechnet: die Zeit, die heute in die Übertragung fließt, mal zwölf Monate. Diese Rechnung machen wir im Erstgespräch mit Ihnen gemeinsam, und wenn sie nicht aufgeht, sagen wir das.

Was danach passiert

Automatisierungen brauchen Aufmerksamkeit, wenn sich eines der beteiligten Systeme ändert. Ein Update auf der anderen Seite kann eine Schnittstelle stillegen. Deshalb gehört zu jeder Verbindung eine Überwachung, die sich meldet, und nicht die Hoffnung, dass es schon weiterläuft.